Persoanele reținute, arestate și condamnate vor fi incluse într-un Registru unic, care va conține toate informațiile din registrele de evidență ale respectivelor persoane de la Departamentul instituțiilor penitenciare, Oficiul central de probațiune, Ministerul Afacerilor Interne și Centrul Național Anticorupție.
Anume crearea unui Sistem informaţional automatizat de evidenţă va permite monitorizarea automată a condiţiilor de detenţie şi de tratare a deţinuţilor (inclusiv a deciziilor luate cu privire la plângerile lor). Mai mult, Sitemul va oferi comunităţii internaţionale şi societăţii civile posibilitatea de a se implica activ la promovarea valorilor democratice şi respectarea drepturilor omului și va contribui la ridicarea nivelului culturii juridice a funcţionarilor publici care activează în domeniu.
Pentru a asigura funcţionarea Registrului, dar şi pentru a optimiza procesele de schimb informaţional a organelor de drept în regim on-line, Ministerul Justiției, în comun cu DIP, a elaborat un Regulament de funcționare a acestuia. Documentul a fost elaborat în conformitate cu recomandările Comitetului pentru Prevenirea Torturii al Consiliului Europei. Acesta stabileşte obligaţiile şi drepturile participanţilor la Sistemul informațional automatizat, modalităţile de conectare și accesare a acestuia, asigurarea securităţii Sistemului, dar şi regimul juridic de utilizare a datelor din Registru.
Potrivit proiectului Regulamentului, DIP este posesorul Sistemului informațional automatizat și va fi responsabil de gestionarea şi operarea resurselor informaţionale. Celelalte instituții - MAI, CNA și OCP, vor introduce informațiile conform competențelor:
- MAI va organiza şi va ţine evidenţa persoanelor reţinute pentru suspiciunea săvârşirii infracţiunilor, persoanelor reţinute pentru suspiciunea săvârşirii contravenţiilor sau persoanelor arestate la domiciliu;
- CNA va ţine evidenţa persoanelor reţinute pentru suspiciunea săvârşirii infracţiunilor;
- OCP va monitoriza persoanele condamnate la pedepse nonprivative de libertate.
De asemenea, participanţii la acest Sistem vor avea acces la baza de date în regim nonstop.
Registrul va fi doar în format electronic, ceea ce va facilita și accelera schimbul de informaţie între organele de drept cu scopul de a asigura o promptitudine din partea organelor competente pentru întreprinderea acţiunilor privind protecţia drepturilor persoanelor. Vizualizarea informațiilor din Registru va fi posibilă doar în format individual, pentru fiecare utilizator în parte.
Elaborarea Regulamentului cu privire la Registrul persoanelor reținute, arestate și condamnate face parte din Planul de Acţiuni privind implementarea Strategiei de reformă a sectorului justiţiei pentru anii 2011-2016.